Hier findet Ihr den Zugang zu den eMail-Postfächern der KG die Rosselanos 1955 e.V.

Richtlinie für den Versand von eMails über Vereinsadressen

Diese Richtlinie legt fest, wie eMails über Vereinsadressen der Karnevalsgesellschaft Die Rosselanos 1955 e.V. zu verwenden sind. Ziel ist eine einheitliche, professionelle, sichere und datenschutzkonforme Kommunikation im Namen des Vereins.

1. Grundsätze

Vereins-eMail-Adressen dürfen ausschließlich für Vereinszwecke verwendet werden.
Private oder persönliche Kommunikation über Vereins-eMail-Konten ist nicht erlaubt.
Der Versand von eMails über private Adressen, z. B. @gmail.com, @web.de, @t-online.de oder @hotmail.de, im Namen des Vereins ist strengstens untersagt.
Offizielle Vereinskommunikation erfolgt ausschließlich über funktionsbezogene oder persönliche Vereinsadressen der Vereinsdomain.
In Vereins-eMails dürfen keine privaten Social-Media-Accounts wie Facebook, Instagram, WhatsApp etc. angegeben werden.

Warum Vereinsadressen verpflichtend sind:
Vorstandsämter und Vereinsfunktionen sind zeitlich begrenzt. Die Kommunikation muss daher beim Verein verbleiben und darf nicht dauerhaft an private Personen oder private Postfächer gebunden sein. Bei einem Amtswechsel kann der Zugriff auf eine Vereinsadresse kontrolliert übergeben werden.

2. Nutzung privater eMail-Adressen und automatische Weiterleitungen

Die dauerhafte automatische Weiterleitung von Vereins-eMails an private eMail-Adressen ist nicht vorgesehen.
Private Postfächer entziehen sich der Kontrolle des Vereins. Dadurch können personenbezogene Daten, Mitgliederdaten, interne Informationen oder vertrauliche Vorgänge dauerhaft außerhalb der Vereinsinfrastruktur gespeichert werden.
Eine automatische Weiterleitung an private eMail-Adressen darf nur vorübergehend eingerichtet werden, z. B. bis Zugangsdaten zum Vereins-eMail-Konto übergeben wurden.
Nach Übergabe der Zugangsdaten ist eine private Weiterleitung zu deaktivieren.
Die Weitergabe oder dauerhafte Speicherung von Vereinskommunikation in privaten Postfächern kann datenschutzrechtlich problematisch sein.

Hinweis zur DSGVO:
Der Verein bleibt für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Werden Vereins-eMails dauerhaft an private Postfächer weitergeleitet, kann der Verein Zugriff, Löschung, Archivierung und Schutz dieser Daten nicht mehr zuverlässig kontrollieren. Dies widerspricht den Grundsätzen der DSGVO, insbesondere Vertraulichkeit, Zweckbindung, Zugriffskontrolle und Datensicherheit.

3. Zugriff auf Vereins-eMails

Vereins-eMails können direkt über den auf dem Server installierten Webmail-Client gelesen und geschrieben werden.
Der Zugriff ist über die Webseite bzw. den Webmail-Zugang im Browser möglich.
Ein zusätzliches Mailprogramm ist dafür nicht zwingend erforderlich.
Alternativ können Vereinsadressen in Programmen wie Outlook, Thunderbird oder auf Smartphones eingerichtet werden.

Einfache Nutzung:
Browser öffnen, Webmail-Zugang aufrufen, mit den Vereins-Zugangsdaten anmelden und eMails lesen oder schreiben. Es ist keine private eMail-Adresse erforderlich.

4. Absender und Signatur

Es ist immer die offizielle Vereinsadresse zu verwenden, z. B. info@rosselanos.eu.
Jede eMail muss eine einheitliche Signatur enthalten:

Mit freundlichen Grüßen
----------------------------------
Max Mustermann
KG Die Rosselanos 1955 e.V.
Abteilung: Jugend / Organisation

eMail: max.mustermann@rosselanos.eu
Web: www.rosselanos.eu

Vereinsregister: VR 884 Saarbrücken
Vorstand: Andreas Chandoni, Diana Chandoni, Gerhard Ruppental


Datenschutzhinweis:

Diese E-Mail und etwaige Anhänge enthalten möglicherweise vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen.
Wenn Sie nicht der richtige Empfänger sind, informieren Sie bitte sofort den Absender und löschen Sie diese Nachricht.
Das unerlaubte Kopieren, Weiterleiten oder Verwenden der enthaltenen Informationen ist nicht gestattet.

Informationen zum Datenschutz finden Sie unter:
https://www.rosselanos.eu/legal/cookie-datenschutzbestimmungen.html

5. Inhalte und Anhänge

Betreff kurz und eindeutig formulieren.
eMails sachlich, freundlich und respektvoll schreiben.
Nur notwendige Anhänge versenden, bevorzugt im PDF-Format.
Sensible Daten nur verschlüsselt übermitteln.
Keine unnötigen personenbezogenen Daten versenden.
Interne Vereinsunterlagen dürfen nicht ohne Berechtigung an Dritte weitergegeben werden.

6. Datenschutz und Verteiler (DSGVO)

Niemals mehrere eMail-Adressen in die Adresszeile „An“ oder ins CC-Feld eintragen!
Wenn eMails an mehrere Personen versendet werden, müssen die Empfänger-Adressen ausschließlich im BCC-Feld / Blindkopie stehen.
Nur autorisierte Personen dürfen offizielle Verteilerlisten verwenden.
Adressdaten anderer Personen dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder extern gespeichert werden.
Verteilerlisten dürfen nicht in privaten Postfächern, privaten Cloudspeichern oder privaten Geräten dauerhaft gespeichert werden.

Hinweis gemäß DSGVO:
Der offene Versand von eMail-Adressen, z. B. im „An“- oder „CC“-Feld, stellt eine unzulässige Weitergabe personenbezogener Daten dar und kann als Datenschutzverstoß gewertet werden.

7. Sicherheit

Passwörter niemals weitergeben.
Für Vereinskonten sind sichere Passwörter zu verwenden.
Zugänge regelmäßig prüfen und bei Wechsel sperren oder übergeben.
Bei Amtswechseln ist sicherzustellen, dass ehemalige Funktionsträger keinen Zugriff mehr auf Vereinspostfächer haben.
Verdächtige eMails sofort an technik@rosselanos.eu melden.
Links und Anhänge unbekannter Absender nicht ungeprüft öffnen.

8. Archivierung und Übergabe

Wichtige eMails, z. B. Entscheidungen, Anmeldungen, Mitteilungen oder Absprachen, sind im zentralen Postfach oder der Vereins-Cloud zu archivieren.
Bei Amts- oder Rollenwechsel erfolgt eine kontrollierte Übergabe des eMail-Zugangs.
Die Kommunikation verbleibt beim Verein und wird nicht an private Personen gebunden.
Nach einem Rollenwechsel sind Passwörter zu ändern und Zugriffsrechte zu prüfen.

9. Verbindlichkeit

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die im Namen des Vereins eMails versenden oder empfangen.
Die Nutzung der Vereins-eMail-Adressen dient nicht der Kontrolle einzelner Personen, sondern dem Schutz des Vereins, seiner Mitglieder und der handelnden Funktionsträger.
Abweichungen von dieser Richtlinie sind nur nach vorheriger Zustimmung des Vorstands bzw. der zuständigen technischen Administration zulässig.