Principes généraux
La collecte, le traitement et l'utilisation des données personnelles au sein de l'association sont effectués conformément aux directives du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE ainsi qu'à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) en vigueur. La conformité à la protection des données dans le traitement des données personnelles au sein de l'association est assurée notamment par un système de gestion de la protection des données.
Lors de l'adhésion d'un membre à l'association, une information relative à la protection des données est fournie au membre conformément à l'article 13, paragraphes 1 et 2 du RGPD. L'association est autorisée à collecter, lors de l'adhésion, toutes les données (demande d'adhésion ou déclaration d'adhésion) nécessaires à la poursuite des objectifs de l'association ainsi qu'à la prise en charge et à la gestion des membres (voir article 6, paragraphe 1, lettre b) du RGPD).
Pour l'utilisation de données personnelles ainsi que de photos dans le cadre du travail de presse dans les médias imprimés et en ligne (page d'accueil de l'association, plateforme de réseaux sociaux de l'association), un consentement séparé est obtenu si nécessaire.
Adhésion à l'association
En adhérant, un membre fournit à l'association les données personnelles suivantes :
- 364ltige et pr�e9nom
- Adresse (rue, numéro, code postal, lieu de résidence)
- Données de communication (téléphone, e-mail)
- Date de naissance
- Coordonnées bancaires
Les données personnelles sont stockées dans un système informatique appartenant à l'association, lequel est protégé contre tout accès non autorisé de tiers par des mesures techniques et organisationnelles.
Les autres informations ainsi que les informations concernant les non-membres ne sont collectées et traitées en interne par l'association que si elles sont utiles à la réalisation de l'objet de l'association et qu'il n'existe aucune indication que la personne concernée ait un intérêt légitime qui s'oppose au traitement.
Sortie de l'association
Lors du départ des membres, toutes les données enregistrées sont archivées. Les données archivées sont également protégées contre la prise de connaissance par des tiers au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées. Les données archivées ne doivent également être utilisées qu'à des fins internes à l'association ou à la fédération.
Les données personnelles du membre sortant, relatives à la gestion de la caisse de l'association, sont conservées par l'association conformément aux dispositions fiscales pendant une période pouvant aller jusqu'à dix ans civils à compter de l'entrée en vigueur du départ. Après cette période, ces données sont supprimées.
Transmission des données lors de la déclaration des membres.
En tant que membre de l'association VSK e.V. et du BDK, l'association est tenue de communiquer ses membres actifs à l'association supérieure. La transmission des données à l'association, qui est une fédération parente par rapport à l'association, constitue une transmission de données au sens de l'article 3, paragraphe 4, phrase 2, numéro 3 de la BDSG.
Des données personnelles sont transmises conformément à la norme de déclaration de l'association.
Il s'agit notamment des données suivantes pour les membres actifs :
- Prénom et nom, adresse, date de naissance, sexe
- Données d'honorariat (distinctions déjà reçues de l'association)
- Qualifications
- Date d'adhésion à la qualité de membre actif
- Participation dans les groupes de l'association
Chez les membres actifs ayant des tâches ou fonctions particulières selon les statuts de l'association (membres du conseil d'administration, membres de comités, titulaires de fonctions), l'adresse complète avec numéro de téléphone, adresse e-mail ainsi que la désignation de leur fonction au sein de l'association sont communiquées.
Les membres bienfaiteurs ainsi que les membres d'honneur sont transmis uniquement à des fins statistiques, c'est-à-dire sans mention nominative.
L'association déclare expressément, lors de la transmission d'une déclaration de membre à la fédération supérieure, que les données ne peuvent être utilisées qu'à des fins internes à l'association ; toute mise à disposition à des tiers est interdite ou nécessite le consentement écrit des membres de l'association.
La transmission de la déclaration des membres s'effectue par un procédé crypté sur le plan technique des données.
Transmission de données aux fédérations faîtières
En tant que membre du KG Die Rosselanos, du VSK et de l'association BDK e.V., l'association peut transmettre des données personnelles aux fédérations dans les cas suivants afin d'accomplir ses missions :
- Demande de distinctions selon le règlement des distinctions des associations ou d'autres organisations faîtières : prénom et nom, adresse, date de naissance, historique des distinctions
- Inscription aux formations des fédérations ou d'autres organisations faîtières : prénom et nom, adresse, date de naissance, e-mail, téléphone
- Inscription aux colloques et événements des associations ou d'autres fédérations : prénom et nom, adresse, date de naissance, e-mail, téléphone
La transmission de la déclaration des membres s'effectue par une procédure cryptée d'un point de vue informatique.
Relations presse
L'association informe la presse quotidienne ainsi que la revue de l'association des résultats des compétitions et des événements particuliers. Ces informations sont également publiées sur le site Internet de l'association.
Chaque membre peut à tout moment s'opposer à une telle publication auprès du conseil d'administration. En cas d'opposition, aucune publication supplémentaire concernant le membre s'y opposant ne sera effectuée. Les données personnelles du membre s'opposant seront supprimées du site web de l'association. L'association informe le VSK et le BDK de l'opposition du membre.
Transmission des données des membres aux membres de l'association
Le bureau annonce les événements particuliers de la vie associative, en particulier la tenue et les résultats des compétitions, les distinctions ainsi que les célébrations sur le tableau d'affichage de l'association. Des données personnelles des membres peuvent être publiées à cette occasion. Chaque membre peut à tout moment s'opposer à une telle publication auprès du conseil d'administration. En cas d'opposition, aucune publication supplémentaire concernant le membre concerné ne sera effectuée sur le tableau d'affichage.
Le bureau annonce dans la revue du club les événements particuliers de la vie associative, notamment la tenue et les résultats des compétitions, les distinctions ainsi que les célébrations. Tout membre individuel peut à tout moment s'opposer à une telle publication auprès du conseil d'administration. En cas d'opposition, aucune publication ultérieure ne sera effectuée concernant le membre s'étant opposé, à l'exception des résultats des compétitions.
Les annuaires des membres sont remis uniquement au Présidium exécutif, qui exerce une fonction particulière au sein de l'association selon les statuts et/ou le règlement intérieur, nécessitant la connaissance des données des membres. Si un membre affirme avoir besoin de la liste des membres pour exercer ses droits statutaires, le conseil d'administration ne remet la liste qu'après réception d'une déclaration écrite garantissant que les données des membres ne seront pas utilisées à d'autres fins.
Mention du droit de recours auprès d'une autorité de surveillance
L'autorité de contrôle compétente pour le dépôt des plaintes des personnes concernées en matière de protection des données est le Centre indépendant de protection des données de Sarre.
Adresse :
Centre indépendant de protection des données de Sarre
Fritz-Dobisch-Str. 12 66111 Sarrebruck Téléphone : 0681 / 94781 0 FAX : 0681 / 94781 29
MAIL : poststelle (at) datenschutz.saarland.de
