Datenschutzkoordination IT

5.1 Datenschutzkoordination IT

Bezeichnung der Funktion:
Datenschutzkoordinator IT
(unterstützende Funktion des Datenschutzbeauftragten)

Ziel der Funktion:
Der Datenschutzkoordinator IT unterstützt den Datenschutzbeauftragten der Karnevalsgesellschaft Die Rosselanos 1955 e.V. bei der technischen Umsetzung und Überwachung der datenschutzrelevanten Prozesse innerhalb der vereinseigenen IT-Systeme und digitalen Plattformen. Die Funktion dient der Sicherstellung, dass alle technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO umgesetzt und eingehalten werden.

Aufgabenbereich

• Technische Umsetzung des Datenschutzes
  Umsetzung und Kontrolle technischer Maßnahmen zur Datensicherheit (Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Berechtigungsmanagement). Betreuung der IT-Systeme, Server, Datenbanken und Webanwendungen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Sicherstellung verschlüsselter Datenübertragungen (z. B. HTTPS, TLS, AES-256-CBC (Advanced Encryption Standard, 256-Bit, Cipher Block Chaining) für gespeicherte Daten).
• Unterstützung des Datenschutzbeauftragten
  Technische Beratung und Begleitung bei der Erstellung und Aktualisierung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten. Unterstützung bei Löschkonzepten und Datenschutz-Folgeabschätzungen. Prüfung neuer IT-Systeme, Webformulare oder Anwendungen auf DSGVO-Konformität vor deren Einsatz.
• Informations- und Kommunikationsschnittstelle
  Ansprechpartner für technische Fragen im Zusammenhang mit Datenschutz. Enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten, insbesondere bei sicherheitsrelevanten Vorfällen (z. B. Datenpannen). Meldung von sicherheitsrelevanten Ereignissen, Systemzugriffen oder Datenverstößen an den DSB und den Vorstand.
• Dokumentation und Nachweisführung
  Dokumentation der technischen Datenschutzmaßnahmen. Bereitstellung von Nachweisen über implementierte Sicherheitsmechanismen und Systemupdates. Unterstützung bei der Erstellung des jährlichen Datenschutz- und IT-Sicherheitsberichts.

Verantwortlichkeiten und Grenzen der Funktion

• Der Datenschutzkoordinator IT ist nicht für die datenschutzrechtliche Bewertung oder Entscheidung über die Zulässigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.
• Er handelt weisungsgebunden gegenüber dem Datenschutzbeauftragten und dem Vorstand.
• Die Funktion dient der operativen und technischen Unterstützung, nicht der juristischen Verantwortung gemäß Art. 37–39 DSGVO.

Berichtslinie

Der Datenschutzkoordinator IT berichtet direkt an den Datenschutzbeauftragten der Karnevalsgesellschaft Die Rosselanos 1955 e.V.. In Abwesenheit oder auf Anfrage kann die Kommunikation auch unmittelbar über den Vereinsvorstand erfolgen.

Ziel

Durch die Funktion Datenschutzkoordination IT wird eine klare Trennung zwischen der rechtlichen Verantwortung des Datenschutzbeauftragten und der technischen Umsetzung durch die IT-Administration sichergestellt. Dadurch werden Interessenkonflikte vermieden und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nachweisbar gestärkt.