Datenschutzordnung der KG „Die Rosselanos“

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet. 

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). 

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt. 

Beitritt zum Verein 

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf: 

• • Vor- und Zuname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. 

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. 

Austritt aus dem Verein 

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. 

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht. 

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung.

Als Mitglied des Verbandes VSK e.V.und des BDK ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Verband zu melden. Die Datenweitergabe an den Verband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar. 

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Verbandes. 

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten: 

• Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
• Ehrungsdaten (bisher erhaltene Ehrungen des Verbandes)
• Qualifikationen
• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft
• Mitwirkung in den Gruppierungen des Vereins

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder, Funktionsträger), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt. 

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt. 

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Verband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins. 

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren. 

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände 

Als Mitglied des KG Die Rosselanos ;VSK und Verbandes BDK e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an die Verbände übermitteln: 

• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung der Verbände oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
• Anmeldung zu Lehrgängen der Verrbände oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, eMail, Telefon
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen der Verbände oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, eMail, Telefon

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren. 

Pressearbeit 

Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift über Wettkampfergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. 

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den VSK und den BDK von dem Widerspruch des Mitglieds. 

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder 

Das Präsidium macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Wettkämpfen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett. 

Das Präsidium macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Wettkämpfen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten in der Vereinszeitschrift bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wettkämpfen. 

Mitgliederverzeichnisse werden nur an das Geschäftsführende Präsidium ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. 

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde 

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht das Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland zur Verfügung. 

Adresse: 

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland 

Fritz-Dobisch-Str. 12 66111 Saarbrücken  Telefon: 0681 / 94781 0 FAX:      0681 / 94781 29 

MAIL: poststelle (at) datenschutz.saarland.de